Onder Aanvragen komt elke aanvraag binnen die een bezoeker via je LeadWin-agent achterlaat: naam, e-mailadres, desgewenst het telefoonnummer en zijn bericht, samen met de chat die tot de aanvraag heeft geleid. Daarnaast vind je hier verduidelijkingsverzoeken, dus vragen over diensten die niet in je gegevens staan. Zo verlies je geen enkele geïnteresseerde en weet je bij het eerste telefoontje al waar het om gaat.
In één oogopslag
- Je vindt de pagina in het LeadWin-dashboard onder Leads → Aanvragen.
- Aanvragen zitten in elk abonnement. Ze gebruiken geen gesprek van je gesprekstegoed.
- Per chat kan een bezoeker maximaal 3 aanvragen achterlaten. Het bericht van een aanvraag mag tot 4.000 tekens lang zijn.
- Bij elke nieuwe aanvraag krijgt je team direct een e-mail.
- De pagina is zichtbaar voor eigenaren, admins en agents. Wie welke rol heeft, stel je in onder Team.
Zo werkt het
Een aanvraag ontstaat op twee manieren. Ofwel vult de bezoeker in de chat het contactformulier in, ofwel noteert je LeadWin-agent de gegevens tijdens het gesprek als de bezoeker benaderd wil worden. In beide gevallen moet de bezoeker instemmen met de verwerking van zijn gegevens. Naam, e-mailadres en bericht zijn verplicht, het telefoonnummer is vrijwillig. Het e-mailadres moet geldig zijn. Hoe het formulier er voor de bezoeker uitziet, lees je in Zo ervaren bezoekers je LeadWin-agent.
Voor de afzonderlijke gegevens gelden deze limieten: naam tot 200 tekens, e-mailadres tot 320 tekens, telefoonnummer tot 50 tekens, bericht tot 4.000 tekens. Per chat zijn maximaal 3 aanvragen mogelijk. Dat beschermt je tegen spam, zonder echte geïnteresseerden af te remmen.
Stuurt dezelfde bezoeker in dezelfde chat nog een aanvraag met hetzelfde e-mailadres, dan maakt LeadWin geen tweede aan. De nieuwe tekst wordt als aanvulling aan de bestaande aanvraag toegevoegd, een ontbrekend telefoonnummer wordt ingevuld, en de aanvraag geldt weer als Nieuw. Je team krijgt daarover een tweede e-mail met de volledige aanvraag. Herhaalt de bezoeker alleen letterlijk wat er al staat, dan gebeurt er niets. Ook met aanvullingen blijft het bericht maximaal 4.000 tekens lang.
Elke nieuwe aanvraag telt in Bezoekersanalytics mee in de tegel Aanvragen, verschijnt onder Activiteit als Nieuwe aanvraag en maakt een item aan onder Contacten. Aanvragen die je in het live voorbeeld test, worden gecontroleerd, maar nooit opgeslagen, gemaild of geteld.
De lijst lezen
- Open Leads → Aanvragen. Rechtsboven staat hoeveel aanvragen er in totaal zijn.
- Kies het tabblad Alle of Nieuw. Nieuw toont de aanvragen die bij het openen van de pagina nog niet gezien waren.
- Lees de kolommen Contact, Status en Ontvangen. Onder de naam staan het e-mailadres en de eerste regel van het bericht.
De nieuwste aanvraag staat bovenaan. Alle aanvragen laden in één keer, zonder zoekfunctie en zonder pagina's. Nieuwe aanvragen hebben een groene stip met Nieuw en een donkere ring rond de initialen, geziene een grijs Gezien. Een klik op de naam opent het contact met alle aanvragen, afspraken en gesprekken van deze persoon. Een klik op de rest van de regel opent de aanvraag zelf.
Zodra je de pagina opent, gelden alle aanvragen als gezien, en het groene getal bij Aanvragen in de navigatie verdwijnt. De labels Nieuw blijven staan tot je de pagina verlaat. Bij je volgende bezoek is het tabblad Nieuw leeg tot er een nieuwe aanvraag binnenkomt. Het toont dan Niets nieuws op dit moment. Je hebt alle aanvragen gezien.
Een aanvraag openen
- Klik in de lijst op een regel. De aanvraag vervangt de lijst.
- Bovenaan staan de naam, het e-mailadres als link, het telefoonnummer als dat is opgegeven, en rechts de datum van ontvangst. Daaronder staat het bericht van de bezoeker met alle aanvullingen.
- Onder Gespreksgeschiedenis lees je de chat waaruit de aanvraag afkomstig is. Is er geen, dan staat daar Voor deze aanvraag is geen gespreksgeschiedenis beschikbaar.
- Met de pijl Terug ga je terug naar de lijst.
Op een aanvraag antwoorden
In de aanvraag zelf is geen antwoordveld. Je antwoordt op twee manieren:
- Per e-mail: Klik op het e-mailadres. Je e-mailprogramma opent met de bezoeker als ontvanger.
- In de chat: Klik op de naam om het contact te openen. Klik in het activiteitenverloop bij de chat op Chat openen. Het gesprek opent in Postvak IN, waar je het overneemt en antwoordt. Is de bezoeker niet meer in de chat, dan krijgt hij je antwoord ook per e-mail.
Verduidelijkingsverzoeken
Vraagt een bezoeker naar een dienst die niet in je gegevens voorkomt, dan belooft je LeadWin-agent niets. Hij geeft de vraag aan je door als verduidelijkingsverzoek, gemarkeerd met Verduidelijking. In de lijst staat dat woord in oranje onder de naam. In de geopende aanvraag verschijnt een gele melding: de bezoeker heeft gevraagd naar iets wat niet in je gegevens staat, en jij stemt rechtstreeks met hem af of je dat aanbiedt.
Laat dezelfde bezoeker daarna in dezelfde chat een echte aanvraag achter, dan wordt het verduidelijkingsverzoek een gewone aanvraag. Andersom gebeurt dat nooit.
Tip: Bied je de gevraagde dienst aan, zet die dan in je bedrijfsprofiel of je instructies. Dan beantwoordt je LeadWin-agent de vraag de volgende keer zelf, en wordt een verduidelijkingsverzoek meteen een echte aanvraag.
De e-mail bij een aanvraag
Bij elke nieuwe aanvraag gaat er direct een e-mail naar je team. Die noemt naam, e-mailadres, telefoon en bericht. Er zijn drie versies, elk met een eigen onderwerp: Nieuwe aanvraag via je LeadWin-agent, Aanvulling op een aanvraag via je LeadWin-agent en Verzoek om verduidelijking via je LeadWin-agent. De knop Aanvraag bekijken opent de pagina Aanvragen van de LeadWin-agent die de aanvraag heeft opgenomen. Dat geldt ook als je meerdere LeadWin-agents hebt en als laatste een andere open had.
De e-mail gaat naar de persoon die verantwoordelijk is voor het gesprek. Is er niemand, dan gaat hij naar iedereen in het team die gesprekken overneemt en e-mails ontvangt, anders naar het adres van je account. Een aparte schakelaar voor aanvraagmails bestaat niet. Ook het vinkje voor nieuwe bezoekersberichten in Postvak IN schakelt ze niet uit.
Zo ziet het eruit in de chat
Een bezoeker vraagt per e-mail om een offerte. Je LeadWin-agent noemt een prijsrange als richtprijs en zet de knop voor de aanvraag eronder. De bezoeker laat zijn contactgegevens met één klik achter of typt ze in de chat.
Wat je abonnement bevat
Aanvragen zitten in elk abonnement, zonder maandelijkse limiet en zonder invloed op je tegoed. Alleen per chat geldt een grens: een bezoeker kan in één gesprek maximaal 3 aanvragen versturen. Dat beschermt je tegen spam. Je abonnement bepaalt hoeveel gesprekken je LeadWin-agent kan voeren, en uit die gesprekken ontstaan de aanvragen:
| Abonnement | Gesprekken per LeadWin-agent en maand |
|---|---|
| Free | 10 |
| Proefperiode | 30 |
| Basic | 50 |
| Pro | 100 |
| Scale | 250 |
Met Feedbax Business gelden de limieten van Basic, met Premium die van Pro en met Enterprise die van Scale. Meer hierover lees je in LeadWin in het Feedbax-abonnement, alle limieten in Abonnementen vergeleken. Met Pro, Scale en tijdens de proefperiode zie je bovendien in het contact welke pagina's van je website een geïnteresseerde voor en na het gesprek heeft gelezen, mits hij heeft ingestemd met de bezoekersanalyse. Zo weet je al voor het terugbellen welke dienst hem echt interesseert.
Veelgestelde vragen
Wat is een verduidelijkingsverzoek?
Een bezoeker heeft gevraagd naar iets wat niet in je gegevens staat. Je LeadWin-agent heeft niets toegezegd en de vraag aan jou doorgegeven. Stem met de bezoeker af of je het aanbiedt, en vul je kennis aan als dat zo is.
Waarom kreeg ik over dezelfde aanvraag een tweede e-mail?
De bezoeker heeft in dezelfde chat iets aangevuld. LeadWin voegt de aanvulling toe aan de bestaande aanvraag en stuurt je de volledige aanvraag nog een keer.
Hoeveel aanvragen kan een bezoeker versturen?
Maximaal 3 per chat.
Gebruiken aanvragen gesprekken?
Nee. Voor je tegoed tellen alleen de berichten van bezoekers in de chat, niet de aanvragen.
Hoe antwoord ik op een aanvraag?
Klik in de aanvraag op het e-mailadres. Of open het contact en gebruik Chat openen om in de chat te antwoorden.
Waarom is het tabblad Nieuw leeg, terwijl ik de aanvragen nauwelijks heb bekeken?
Het openen van de pagina markeert alle aanvragen als gezien. Nieuw toont bij het volgende bezoek alleen aanvragen die sindsdien zijn binnengekomen.
Ik heb het formulier in het live voorbeeld getest. Waarom is er geen aanvraag?
Aanvragen uit het live voorbeeld worden nooit opgeslagen of gemaild. Test het formulier op je website als je de hele weg wilt zien.
Kan ik een aanvraag verwijderen?
Nee. De pagina toont aanvragen alleen. Er is geen knop om ze te verwijderen of te bewerken.