Onder Afspraken zie je elke afspraak die een bezoeker via je LeadWin-agent heeft geboekt, met datum, tijd, soort afspraak en contactgegevens. Vanuit elke regel spring je naar de chat waaruit de boeking kwam, open je het contact of neem je deel aan het videogesprek. Zo ga je goed voorbereid elk kennismakingsgesprek in.
In één oogopslag
- Je vindt de pagina in het LeadWin-dashboard onder Leads → Afspraken. Het onderdeel Leads opent op deze pagina.
- Bezoekers boeken afspraken zodra je Afspraken boeken hebt ingesteld. Dat zit in Basic en hoger en in de proefperiode, niet in Free.
- Per chat kan een bezoeker maximaal 3 afspraken boeken.
- De lijst toont boekingen alleen. Afzeggen en verplaatsen doe je in je agenda.
- De pagina is zichtbaar voor eigenaren, admins en agents. Wie welke rol heeft, stel je in onder Team.
Zo werkt het
Heb je het boeken van afspraken ingeschakeld, dan zien bezoekers in de chat een kalenderpictogram, en je LeadWin-agent wijst er in het gesprek op. Je biedt afspraken op twee manieren aan: via de afsprakenfunctie van LeadWin met eigen soorten afspraken en weektijden, of via je Calendly-link. Elke boeking komt hier terecht in de kaart Geboekte afspraken, de nieuwste bovenaan. Dat geldt ook voor boekingen via de openbare boekingspagina van je LeadWin-afsprakenfunctie. Omdat daar geen chat achter zit, ontbreekt bij die boekingen Chat openen.
Per chat zijn maximaal 3 afspraken mogelijk, evenveel als aanvragen. Afspraken die je in het live voorbeeld test, worden nooit opgeslagen. Elke afspraak uit een chat telt in Bezoekersanalytics mee in de tegel Geboekte afspraken en verschijnt onder Activiteit als Afspraak geboekt. Afspraken via de LeadWin-afsprakenfunctie maken daarnaast een item aan onder Contacten, één regel per e-mailadres.
Zodra je de pagina opent, gelden alle afspraken als gezien, en het paarse getal bij Afspraken in de navigatie verdwijnt. De labels Nieuw blijven staan tot je de pagina verlaat. Het getal bij het onderdeel Leads in de linkerbalk telt nieuwe afspraken en nieuwe aanvragen bij elkaar op.
Een afspraak lezen
Een regel van een LeadWin-boeking toont:
- Op de eerste regel datum en tijd van de afspraak, in de tijdzone van je browser, en de soort afspraak, bijvoorbeeld kennismakingsgesprek. De soort afspraak staat er zoals die bij het boeken heette. Geef je hem later een andere naam of verwijder je hem, dan verandert de regel niet.
- Op de tweede regel naam, e-mailadres en telefoonnummer van de bezoeker. Een klik op de naam opent het contact.
- Rechts Nieuw, als de afspraak bij het openen van de pagina nog niet gezien was.
- Rechts Videogesprek, als er voor de afspraak een onlinemeeting is aangemaakt. De link opent de meeting in een nieuw tabblad.
- Rechts Chat openen, als de boeking uit een chat kwam. Een klik op de regel heeft hetzelfde effect en opent het gesprek in Postvak IN.
Rechtsboven staat hoeveel afspraken er in totaal zijn. De lijst laadt alle afspraken in één keer. Er is geen filter, geen zoekfunctie en geen paginering, en je kunt hier geen afspraak afzeggen of verplaatsen.
Een afspraak afzeggen of verplaatsen
- Open de afspraak in je Outlook- of Google-agenda en verwijder of verplaats hem daar.
- Laat het de bezoeker zelf weten, bijvoorbeeld via het e-mailadres in de regel. LeadWin brengt hem niet op de hoogte.
Is je agenda met LeadWin verbonden en verwijder je de afspraak daar, dan is het tijdstip weer te boeken. De regel krijgt dan het rode label Verwijderd in agenda. Ga je er met de muis overheen, dan herinnert een hint je eraan dat de bezoeker daar niets van weet.
Afspraken via Calendly
Gebruik je Calendly, dan geeft Calendly de naam van de bezoeker noch het tijdstip van de afspraak door aan LeadWin. Een Calendly-regel toont daarom alleen wanneer de boeking is gedaan, niet wanneer de afspraak plaatsvindt. Hij heeft geen contact en geen label Verwijderd in agenda. Is er bij de afspraak een chat, dan staat daar Chat openen. Afzeggingen in Calendly bereiken LeadWin nooit. Alle details vind je in Calendly.
Welke e-mails een boeking verstuurt
Bij elke boeking via de LeadWin-afsprakenfunctie gaan er twee e-mails de deur uit:
- Naar de bezoeker: een bevestiging met de afspraak als agendabestand (ICS) in de bijlage, in de aanspreekvorm die je voor je LeadWin-agent hebt gekozen, informeel of formeel.
- Naar je team: de e-mail Nieuwe afspraak geboekt met de naam van de bezoeker, datum, tijd, contactgegevens, opmerking en locatie, dus videogesprek met link of telefonisch. Ook deze e-mail bevat het ICS-bestand. De knop Naar je afspraken opent deze pagina bij de LeadWin-agent via wie de afspraak is geboekt. Dat geldt ook als je meerdere LeadWin-agents hebt en als laatste een andere open had.
De e-mail aan je team gaat naar de persoon die verantwoordelijk is voor het gesprek. Is er niemand, dan gaat hij naar iedereen in het team die gesprekken overneemt en e-mails ontvangt, anders naar het adres van je account. Het vinkje voor nieuwe bezoekersberichten in Postvak IN schakelt deze e-mail niet uit. Bij boekingen via Calendly verstuurt Calendly de bevestigingen zelf.
Zo ziet het eruit in de chat
Zo begint een boeking: een bezoeker wil een kennismakingsgesprek. Je LeadWin-agent toont het passende evenementtype. Eén klik erop opent de vrije tijden.
Wat je abonnement bevat
Je abonnement bepaalt of bezoekers in de chat kunnen boeken:
| Abonnement | Afspraken boeken in de chat |
|---|---|
| Free | nee |
| Proefperiode | ja |
| Basic | ja |
| Pro | ja |
| Scale | ja |
Met Feedbax Business, Premium en Enterprise zit het boeken van afspraken er ook in. Meer hierover lees je in LeadWin in het Feedbax-abonnement, alle limieten in Abonnementen vergeleken. Het abonnement Basic loont daarom al voor iedereen die kennismakingsgesprekken verkoopt: de bezoeker boekt zolang zijn interesse er is, en jij hoeft niemand achter de broek te zitten voor een afspraak. Hoe je overstapt, lees je in Abonnement beheren, wijzigen en opzeggen.
Stap je over naar een abonnement zonder afspraken boeken, bijvoorbeeld na afloop van de proefperiode, dan verdwijnt het kalenderpictogram uit de chat. Alle eerdere afspraken blijven zichtbaar in de lijst, en je instellingen voor het boeken van afspraken blijven bewaard.
Veelgestelde vragen
Kan ik hier een afspraak afzeggen of verplaatsen?
Nee. De lijst toont boekingen alleen. Zeg de afspraak af in je agenda en laat het de bezoeker zelf weten. Met een verbonden agenda toont de regel daarna Verwijderd in agenda.
Waarom toont een Calendly-boeking geen naam en geen tijdstip van de afspraak?
Calendly geeft die gegevens niet door aan LeadWin. De regel toont wanneer er is geboekt. De details staan in Calendly.
Krijgt de bezoeker een bevestiging?
Ja. Bij de LeadWin-afsprakenfunctie krijgt hij een e-mail met de afspraak als ICS-bestand. Bij Calendly stuurt Calendly de bevestiging.
Wie krijgt de e-mail Nieuwe afspraak geboekt?
De persoon die verantwoordelijk is voor het gesprek. Anders iedereen in het team die gesprekken overneemt en e-mails ontvangt. Is er niemand, dan gaat hij naar het adres van je account.
Waarom is het label Nieuw verdwenen?
Het openen van de pagina markeert alle afspraken als gezien. Het label blijft staan tot je de pagina verlaat.
Ik heb de e-mailmelding in Postvak IN uitgeschakeld. Krijg ik nog e-mails over afspraken?
Ja. Het vinkje in Postvak IN geldt alleen voor bezoekersberichten en verzoeken om een mens.
Ik heb in het live voorbeeld een afspraak geboekt. Waarom staat die niet in de lijst?
Afspraken uit het live voorbeeld worden nooit opgeslagen en blokkeren geen tijd in je agenda.