Dans Rendez-vous, tu vois chaque rendez-vous qu'un visiteur a réservé via ton agent LeadWin, avec la date, l'heure, le type de rendez-vous et les coordonnées. Depuis chaque ligne, tu passes au chat d'où vient la réservation, tu ouvres le contact ou tu rejoins l'appel vidéo. Tu arrives ainsi bien préparé à chaque premier échange.
En un coup d'œil
- Tu trouves la page dans le tableau de bord LeadWin sous Leads → Rendez-vous. L'espace Leads s'ouvre sur cette page.
- Les visiteurs réservent des rendez-vous dès que tu as configuré la réservation de rendez-vous. Elle est incluse à partir de Basic et pendant la période d'essai, pas dans Free.
- Un visiteur peut réserver au maximum 3 rendez-vous par chat.
- La liste affiche seulement les réservations. Tu annules et déplaces les rendez-vous dans ton agenda.
- La page est visible pour les propriétaires, les administrateurs et les agents. Tu attribues les rôles dans l'espace Équipe.
Comment ça marche
Une fois la réservation de rendez-vous activée, les visiteurs voient une icône de calendrier dans le chat, et ton agent LeadWin la leur signale pendant la conversation. Tu proposes des rendez-vous de deux façons : via la réservation de rendez-vous LeadWin, avec tes propres types de rendez-vous et horaires hebdomadaires, ou via ton lien Calendly. Chaque réservation arrive ici dans la carte Rendez-vous réservés, la plus récente en haut. C'est aussi le cas des réservations faites sur la page de réservation publique de ta réservation de rendez-vous LeadWin. Comme aucun chat n'est lié à ces réservations, elles n'ont pas de bouton Ouvrir le chat.
Chaque chat permet au maximum 3 rendez-vous, autant que de demandes. Les rendez-vous que tu testes dans l'aperçu en direct ne sont jamais enregistrés. Chaque rendez-vous issu d'un chat est compté dans les Statistiques des visiteurs dans la tuile Rendez-vous réservés et apparaît dans Activité sous la forme Rendez-vous réservé. Les rendez-vous pris via la réservation de rendez-vous LeadWin créent en plus une entrée dans Contacts, une ligne par adresse e-mail.
Dès que tu ouvres la page, tous les rendez-vous sont considérés comme vus, et le nombre violet sur Rendez-vous dans la navigation disparaît. Les mentions Nouveau restent affichées jusqu'à ce que tu quittes la page. Le nombre sur l'espace Leads dans la barre de gauche additionne les nouveaux rendez-vous et les nouvelles demandes.
Lire un rendez-vous
Une ligne de réservation LeadWin affiche :
- Sur la première ligne, la date et l'heure du rendez-vous dans le fuseau horaire de ton navigateur, ainsi que le type de rendez-vous, par exemple premier échange. Le type de rendez-vous apparaît sous le nom qu'il avait au moment de la réservation. Si tu le renommes ou le supprimes plus tard, l'entrée ne change pas.
- Sur la deuxième ligne, le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du visiteur. Un clic sur le nom ouvre le contact.
- À droite, Nouveau si le rendez-vous n'avait pas encore été vu à l'ouverture de la page.
- À droite, Appel vidéo si une réunion en ligne a été créée pour le rendez-vous. Le lien ouvre la réunion dans un nouvel onglet.
- À droite, Ouvrir le chat si la réservation vient d'un chat. Un clic sur la ligne a le même effet et ouvre la conversation dans la Boîte de réception.
En haut à droite figure le nombre total de rendez-vous. La liste charge tous les rendez-vous d'un coup. Il n'y a ni filtre, ni recherche, ni pagination, et tu ne peux pas annuler ou déplacer un rendez-vous ici.
Annuler ou déplacer un rendez-vous
- Ouvre le rendez-vous dans ton agenda Outlook ou Google et supprime-le ou déplace-le là.
- Préviens toi-même le visiteur, par exemple via l'adresse e-mail de la ligne. LeadWin ne l'informe pas.
Si ton agenda est connecté à LeadWin et que tu y supprimes le rendez-vous, le créneau redevient réservable. La ligne porte alors la mention rouge Supprimé dans l'agenda. Quand tu la survoles avec la souris, une info-bulle te rappelle que le visiteur n'en sait rien.
Rendez-vous via Calendly
Si tu utilises Calendly, Calendly ne transmet à LeadWin ni le nom du visiteur ni l'heure du rendez-vous. Une ligne Calendly indique donc seulement quand la réservation a été faite, pas quand le rendez-vous a lieu. Elle n'a ni contact ni mention Supprimé dans l'agenda. S'il existe un chat lié au rendez-vous, la ligne affiche Ouvrir le chat. Les annulations dans Calendly n'arrivent jamais jusqu'à LeadWin. Tous les détails se trouvent dans Calendly.
Les e-mails déclenchés par une réservation
Chaque réservation via la réservation de rendez-vous LeadWin envoie deux e-mails :
- Au visiteur : une confirmation avec le rendez-vous en pièce jointe sous forme de fichier calendrier (ICS), dans la forme d'adresse que tu as choisie pour ton agent LeadWin, tutoiement ou vouvoiement.
- À ton équipe : l'e-mail Nouveau rendez-vous réservé avec le nom du visiteur, la date, l'heure, les coordonnées, la remarque et le lieu, c'est-à-dire appel vidéo avec lien ou par téléphone. Il contient lui aussi le fichier ICS. Le bouton Voir tes rendez-vous ouvre cette page pour l'agent LeadWin par lequel le rendez-vous a été réservé. C'est aussi le cas si tu as plusieurs agents LeadWin et que tu avais ouvert un autre agent en dernier.
L'e-mail à ton équipe part vers la personne responsable de la conversation. S'il n'y en a pas, il part vers toutes les personnes de l'équipe qui reprennent des conversations et reçoivent des e-mails, sinon vers l'adresse de ton compte. La case des nouveaux messages visiteurs dans la Boîte de réception ne désactive pas cet e-mail. Pour les réservations Calendly, Calendly envoie lui-même les confirmations.
Ce que ça donne dans le chat
Voici comment commence une réservation : un visiteur souhaite un premier échange. Ton agent LeadWin affiche le type d'événement qui convient. Un clic dessus ouvre les créneaux libres.
Ce que comprend ton abonnement
L'abonnement décide si les visiteurs peuvent réserver dans le chat :
| Abonnement | Réservation de rendez-vous dans le chat |
|---|---|
| Free | non |
| Période d'essai | oui |
| Basic | oui |
| Pro | oui |
| Scale | oui |
La réservation de rendez-vous est également incluse avec Feedbax Business, Premium et Enterprise. Pour en savoir plus, consulte LeadWin dans l'abonnement Feedbax, et pour toutes les limites, le comparatif des abonnements. L'abonnement Basic est donc déjà intéressant pour tous ceux qui vendent des premiers échanges : le visiteur réserve tant que son intérêt est là, et tu n'as pas à courir après qui que ce soit pour fixer un rendez-vous. Pour changer d'abonnement, consulte Gérer, changer et résilier ton abonnement.
Si tu passes à un abonnement sans réservation de rendez-vous, par exemple à la fin de la période d'essai, l'icône de calendrier disparaît du chat. Tous les rendez-vous existants restent visibles dans la liste, et tes réglages de réservation restent enregistrés.
Questions fréquentes
Puis-je annuler ou déplacer un rendez-vous ici ?
Non. La liste affiche seulement les réservations. Annule le rendez-vous dans ton agenda et préviens toi-même le visiteur. Si ton agenda est connecté, la ligne affiche ensuite Supprimé dans l'agenda.
Pourquoi une réservation Calendly n'affiche-t-elle ni nom ni heure de rendez-vous ?
Calendly ne transmet pas ces informations à LeadWin. La ligne indique quand la réservation a été faite. Les détails se trouvent dans Calendly.
Le visiteur reçoit-il une confirmation ?
Oui. Avec la réservation de rendez-vous LeadWin, il reçoit un e-mail avec le rendez-vous sous forme de fichier ICS. Avec Calendly, c'est Calendly qui envoie la confirmation.
Qui reçoit l'e-mail Nouveau rendez-vous réservé ?
La personne responsable de la conversation. Sinon toutes les personnes de l'équipe qui reprennent des conversations et reçoivent des e-mails. S'il n'y a personne, il part vers l'adresse de ton compte.
Pourquoi la mention Nouveau a-t-elle disparu ?
L'ouverture de la page marque tous les rendez-vous comme vus. La mention reste affichée jusqu'à ce que tu quittes la page.
J'ai désactivé la notification par e-mail dans la Boîte de réception. Est-ce que je reçois encore les e-mails de rendez-vous ?
Oui. La case de la Boîte de réception ne concerne que les messages des visiteurs et les demandes de contact humain.
J'ai réservé un rendez-vous dans l'aperçu en direct. Pourquoi n'apparaît-il pas dans la liste ?
Les rendez-vous issus de l'aperçu en direct ne sont jamais enregistrés et ne bloquent aucun créneau dans ton agenda.