E-mails : qui reçoit quelle notification

LeadWin t'envoie un e-mail, à toi et à ton équipe, dès que quelque chose demande ton attention : un visiteur a écrit, veut parler à un humain, a laissé une demande ou a réservé un rendez-vous. Tu ne manques ainsi aucun prospect, même quand personne ne regarde le tableau de bord LeadWin. Cet article présente chaque e-mail, qui le reçoit, quand il arrive et où tu le désactives.

En un coup d'œil

• Tu actives et désactives les e-mails sur les nouveaux messages et les demandes de contact humain dans la Boîte de réception, en haut à droite.
• Pour chaque personne, tu définis sous Configuration → Équipe si elle reçoit des e-mails et dans quelle langue.
• Les e-mails sur les demandes et les rendez-vous n'ont pas d'interrupteur propre. Ils partent toujours.
• Pour une conversation non lue, un e-mail arrive au plus toutes les 6 heures, au plus tôt 2 minutes après le message.
• Pendant les 14 premiers jours après ton premier agent LeadWin, tu reçois jusqu'à cinq conseils de configuration. Tu peux t'en désabonner en un clic.

Comment ça marche

Tous les e-mails sur les conversations, les demandes et les rendez-vous partent vers les mêmes personnes. LeadWin les cherche dans cet ordre :

1. La personne Responsable de la conversation, si elle peut reprendre des conversations, reçoit des e-mails et si sa place est couverte par l'abonnement.
2. Sinon, toutes les personnes actives de l'Équipe qui ont l'interrupteur Rejoint les conversations comme agent et la case Avertir cette personne par e-mail, et dont la place est couverte par l'abonnement.
3. S'il n'y a personne, l'adresse de notification de ton compte. Pour un compte LeadWin, c'est ton adresse de connexion. Pour un prestataire Feedbax, c'est l'adresse leads de ton profil Feedbax.

Ainsi, chaque e-mail arrive, même si tout le monde dans l'équipe a désactivé ses e-mails. Chaque e-mail porte le logo LeadWin et un lien vers le tableau de bord. Si l'e-mail concerne une conversation, une demande, un rendez-vous ou un visiteur prometteur, le bouton ouvre exactement l'agent LeadWin concerné, et la page correspondante. C'est aussi le cas si tu as plusieurs agents LeadWin et que tu avais ouvert un autre agent en dernier. Les membres de ton équipe s'y connectent avec leur propre lien de connexion. Les e-mails envoyés à l'adresse du compte te connectent directement quand c'est possible. Chaque personne reçoit les e-mails dans la langue définie pour elle dans l'espace Équipe, sinon dans la langue de ton compte.

Tous les e-mails en un coup d'œil

Les conversations de test dans l'aperçu en direct ne déclenchent aucun de ces e-mails.

Nouveau message d'un visiteur

Quand un visiteur écrit, LeadWin attend 2 minutes. Si personne de ton équipe n'a ouvert la conversation dans le tableau de bord pendant ce temps, l'e-mail part. Sous Dernier message, il affiche le message le plus récent du visiteur, raccourci à 300 caractères. Le bouton Ouvrir la conversation mène directement à la conversation.

Pour une conversation que personne n'a encore ouverte, il y a au plus un e-mail. Si le visiteur continue d'écrire, l'e-mail suivant arrive au plus tôt 6 heures plus tard. Si quelqu'un ouvre la conversation, le nouveau message suivant est de nouveau signalé au bout de 2 minutes.

Un visiteur veut parler à un humain

Si un visiteur demande à parler à une personne de ton équipe, un e-mail te l'annonce aussitôt. Ton agent LeadWin a dit au visiteur que quelqu'un allait se manifester dans le chat et continue de l'aider en attendant. Avec Reprendre la conversation, tu passes directement dans la conversation.

Si personne n'a repris la conversation au bout de 2 heures, le rappel Personne n'a encore parlé au visiteur arrive avec le bouton Reprendre la conversation maintenant. Au même moment, ton agent LeadWin dit franchement au visiteur que personne de l'équipe n'est disponible pour le moment, et continue de l'aider.

Ces deux e-mails n'existent que tant que la case Notification par e-mail pour les nouveaux messages visiteurs est cochée dans la Boîte de réception. Si elle est décochée, ton agent LeadWin ne promet pas d'humain dans le chat. Il propose plutôt au visiteur de laisser une demande.

Nouvelle demande et nouveau rendez-vous

Quand un visiteur laisse une demande, un e-mail avec le nom, l'adresse e-mail, le téléphone et le message arrive aussitôt. Si le visiteur complète sa demande dans le même chat, un deuxième e-mail avec la demande complète arrive. Une demande de clarification a sa propre version. Le bouton Voir la demande mène à la page Demandes.

Quand un visiteur réserve un rendez-vous via la réservation de rendez-vous LeadWin, l'e-mail Nouveau rendez-vous réservé arrive aussitôt avec la date, l'heure, les coordonnées, la remarque et le lieu, c'est-à-dire appel vidéo avec lien ou par téléphone. Le rendez-vous est joint sous forme de fichier calendrier (ICS). Le bouton Voir tes rendez-vous ouvre la page Rendez-vous. Au même moment, le visiteur reçoit sa propre confirmation avec un fichier ICS. Pour les réservations via Calendly, c'est Calendly qui envoie les e-mails.

Ces deux e-mails n'ont pas d'interrupteur, et la case de la Boîte de réception ne les concerne pas. Une personne de l'équipe qui ne veut pas d'e-mails décoche Avertir cette personne par e-mail dans l'espace Équipe.

Alerte sur un visiteur prometteur

Avec Pro, Scale et pendant la période d'essai, LeadWin te prévient dès qu'un visiteur montre un intérêt marqué sur ton site web, même s'il n'a encore rien écrit. L'e-mail part uniquement vers l'adresse de notification de ton compte, jamais vers les membres de l'équipe. Le bouton Ouvrir les statistiques mène à la page Analytics → Statistiques des visiteurs de l'agent qui a repéré le visiteur. Quand l'e-mail arrive et comment le désactiver, tu le lis dans Notifications sur les visiteurs prometteurs.

Quand tu réponds à un visiteur

Si tu as repris une conversation et que le visiteur n'est plus dans le chat, il reçoit ta réponse par e-mail, à condition d'avoir laissé son adresse dans une demande auparavant. L'e-mail part 2 minutes après ta réponse, une fois par absence. Si le visiteur revient avant ou écrit lui-même, l'e-mail n'est pas envoyé. Il n'existe pas d'interrupteur pour cela.

Conseils de configuration pendant les 14 premiers jours

Pour que ton agent LeadWin soit vite en ligne, LeadWin t'envoie, en tant que propriétaire du compte, jusqu'à cinq conseils par e-mail, chacun au plus une fois. Chaque conseil nomme exactement une étape, le plus souvent de la liste Premiers pas, et son bouton te mène directement à l'endroit concerné de ton agent LeadWin. En dessous, il renvoie au guide du centre d'aide. La plupart des conseils montrent aussi l'étape avec une image de ce centre d'aide.

• Ta prochaine étape vers plus de demandes arrive 24 heures après la création de ton premier agent LeadWin. L'e-mail indique combien des quatre étapes jusqu'au lancement tu as déjà terminées et nomme la première étape ouverte, par exemple Instructions. Le bouton ouvre exactement cette étape.
• Presque fini : débloque le code pour ton site arrive après 48 heures si la page Installation n'affiche toujours pas de code. L'e-mail indique ce qui manque : un domaine autorisé dans Connaissances → Site web, ton accord au contrat de sous-traitance dans Configuration → Confidentialité, ou les deux. Le bouton s'appelle Autoriser le domaine ou Vers le contrat de sous-traitance. Si ton compte a été créé sur leadwin.ai, tu as déjà conclu le contrat lors de l'inscription.
• Tes visiteurs attendent encore ton agent LeadWin arrive après 4 jours si aucun de tes agents n'a encore été vu sur un site web. L'e-mail explique comment le code arrive sur ton site en 5 minutes environ et qu'il ne ralentit pas ton site. Le bouton s'appelle Copier le code.
• Ton agent LeadWin est en ligne arrive dès que LeadWin a détecté pour la première fois l'un de tes agents sur un site web. L'e-mail indique le site web et te propose de poser trois questions typiques de clients dans l'aperçu en direct. Le bouton Tester LeadWin ouvre le tableau de bord.
• Ta prochaine étape avec LeadWin arrive 7 jours après la création de ton premier agent LeadWin. L'e-mail propose exactement une amélioration, adaptée à l'état de ton agent LeadWin. Les possibilités sont décrites sous l'image.

Le 7e jour, l'e-mail propose l'une de ces améliorations, selon l'état :

• Pas encore en ligne : l'étape de configuration encore ouverte. Le bouton ouvre exactement cette étape. S'il ne reste que l'installation, aucun e-mail n'arrive, car l'e-mail du 4e jour en parlait déjà.
• En ligne, mais sans conversation : activer les bulles et vérifier le message d'accueil, pour que les visiteurs remarquent ton agent LeadWin. Le bouton s'appelle Activer les bulles.
• Les premières conversations sont là : les lire dans la boîte de réception et ajouter les connaissances qui manquent. Le bouton s'appelle Lire les conversations.
• Tout est configuré sauf la réservation : la réservation, si ton abonnement l'inclut. Le bouton s'appelle Configurer la réservation.

Les conseils suivent l'état de ton agent, pas le calendrier. Si tu as déjà terminé une étape, aucun e-mail n'arrive à son sujet. Une fois ton agent en ligne, il ne reste que l'e-mail de mise en ligne et celui du 7e jour. Les conseils commencent avec ton premier agent LeadWin, pas avec le compte : sans agent, tu n'en reçois aucun. Ils s'arrêtent 14 jours plus tard. Si tu intègres le code après, aucun e-mail de mise en ligne n'arrive. Si tu as plusieurs agents, les conseils portent sur le premier. L'e-mail du 7e jour porte sur l'agent qui a été en ligne en premier. Au moins 24 heures séparent deux e-mails de ce type, y compris par rapport aux e-mails de la période d'essai. LeadWin vérifie cela toutes les heures, un e-mail peut donc arriver jusqu'à une heure plus tard. Les conseils vont uniquement au propriétaire, jamais aux membres de l'équipe. Pour un compte LeadWin, ils partent vers l'adresse avec laquelle tu te connectes. Pour un prestataire Feedbax, ils partent vers l'adresse administrateur de ton profil Feedbax, même si tu as changé ton adresse de connexion LeadWin.

Se désabonner des conseils

1. Ouvre l'un de ces e-mails et clique en bas sur Se désabonner.
2. Une page avec la question Ne plus recevoir les conseils de configuration ? s'ouvre. Tu n'as pas besoin de te connecter pour cela.
3. Clique sur Se désabonner. La page affiche alors Désabonnement effectué.
4. Avec Vers le tableau de bord LeadWin, tu reviens au tableau de bord.

Seul le clic sur Se désabonner te désabonne. Ainsi, aucun antivirus qui ouvre à l'avance les liens des e-mails ne peut te désabonner. Si ton logiciel de messagerie affiche son propre bouton de désabonnement à côté de l'e-mail, par exemple Gmail ou Apple Mail, il te désabonne directement.

Le désabonnement s'applique à tout ton compte et à tous tes agents. Tu continues de recevoir les e-mails concernant ton compte, ton abonnement, ta période d'essai, tes demandes et tes rendez-vous. Le lien de l'e-mail est valable 12 mois. Si la page affiche Lien invalide, utilise le lien d'un e-mail plus récent. Tu ne peux pas te réabonner dans le tableau de bord. Pour cela, écris au support.

Désactiver les e-mails

Pour les e-mails sur les nouveaux messages et les demandes de contact humain, pour tout l'agent LeadWin :

1. Ouvre la Boîte de réception.
2. En haut à droite, décoche Notification par e-mail pour les nouveaux messages visiteurs. Le changement s'applique immédiatement.

Pour tous les e-mails destinés à une personne précise :

1. Ouvre Configuration → Équipe et clique sur la personne.
2. Sous Notifications, décoche Avertir cette personne par e-mail. Sous Langue des notifications, tu choisis la langue de ses e-mails.
3. Clique sur Enregistrer.

La personne garde son accès, reste destinataire des transferts et peut toujours se voir attribuer des conversations. La case de la Boîte de réception peut être cochée par les propriétaires, les administrateurs et les agents. Les personnes ayant le rôle Lecture seule ne peuvent pas la modifier.

Important : Si tu décoches la case dans la Boîte de réception, ton agent LeadWin ne promet plus d'humain aux visiteurs dans le chat. Si tu veux seulement moins d'e-mails, décoche plutôt la case de certaines personnes dans l'espace Équipe.

Autres e-mails de LeadWin

Certains e-mails concernent ton compte et ton abonnement. Ils n'ont pas d'interrupteur et sont décrits dans leurs propres articles : le lien de connexion, les deux e-mails de la période d'essai, l'e-mail sur un paiement échoué dans la gestion de ton abonnement et l'e-mail envoyé quand ton agent LeadWin a automatiquement rechargé des conversations.

Ce que comprend ton abonnement

Les e-mails de rendez-vous supposent la réservation de rendez-vous, disponible à partir de Basic. Le nombre de personnes dans l'équipe inclut le propriétaire. Avec Feedbax Business, les limites de Basic s'appliquent, avec Premium celles de Pro et avec Enterprise celles de Scale. Pour en savoir plus, consulte LeadWin dans l'abonnement Feedbax, et pour toutes les limites, le comparatif des abonnements. Pro est intéressant si tu ne veux pas attendre le premier message : l'e-mail sur les visiteurs prometteurs te signale des prospects pendant qu'ils lisent encore ton site web.

Questions fréquentes

Pourquoi est-ce que je ne reçois qu'un e-mail alors que le visiteur a écrit plusieurs messages ?

Une conversation non lue déclenche un e-mail. Le suivant n'arrive qu'au bout de 6 heures si tu n'as pas ouvert la conversation d'ici là.

Pourquoi un message n'a-t-il déclenché aucun e-mail ?

Quelqu'un a ouvert la conversation dans les 2 minutes, ou la case de la Boîte de réception est décochée, ou tu ne fais pas partie des destinataires, parce que quelqu'un d'autre est responsable ou que tes e-mails sont désactivés dans l'espace Équipe.

Qui reçoit les e-mails si j'ai une équipe ?

La personne responsable. Sinon toutes les personnes qui reprennent des conversations et reçoivent des e-mails. S'il n'y a personne, l'adresse de notification de ton compte.

Puis-je désactiver les e-mails sur les demandes et les rendez-vous ?

Pas avec un interrupteur dédié. Chaque personne décoche sa case dans l'espace Équipe. Si personne dans l'équipe ne reçoit d'e-mails, ils partent vers l'adresse de ton compte.

Dans quelle langue les e-mails arrivent-ils ?

Dans la langue de ton compte. Pour chaque personne de l'équipe, tu choisis une langue propre dans l'espace Équipe.

Que se passe-t-il si personne ne répond à un visiteur qui voulait parler à un humain ?

Au bout de 2 heures, un rappel arrive. Ton agent LeadWin dit alors franchement au visiteur que personne n'est disponible pour le moment, et continue de l'aider.

J'ai intégré le code le 20e jour et je n'ai pas reçu d'e-mail de mise en ligne. Pourquoi ?

Les conseils de configuration s'arrêtent 14 jours après la création de ton premier agent LeadWin.

J'ai un compte mais je n'ai encore reçu aucun conseil. Pourquoi ?

Les conseils ne commencent qu'avec ton premier agent LeadWin. Le premier arrive 24 heures plus tard, et seulement tant que ton agent n'est pas encore en ligne.

Pourquoi n'ai-je reçu aucun e-mail le 7e jour ?

S'il ne reste que l'installation pour ton agent LeadWin, aucun e-mail n'arrive, car l'e-mail du 4e jour en parlait déjà. Si tu passes en ligne pendant les 14 jours, il arrive plus tard, au plus tôt 24 heures après l'e-mail de mise en ligne.

Les membres de mon équipe reçoivent-ils les conseils de configuration ?

Non. Les conseils vont uniquement au propriétaire du compte.

Articles associés

• Boîte de réception : lire, reprendre et attribuer des conversations
• Équipe : personnes, rôles et invitations
• Notifications : alertes sur les visiteurs prometteurs
• Demandes : coordonnées et demandes de clarification issues du chat