LeadWin stuurt jou en je team een e-mail zodra iets je aandacht nodig heeft: een bezoeker heeft geschreven, wil een mens spreken, heeft een aanvraag achtergelaten of een afspraak geboekt. Zo mis je geen enkele geïnteresseerde, ook als er net niemand in het LeadWin-dashboard kijkt. Dit artikel toont elke e-mail, wie hem krijgt, wanneer hij komt en waar je hem uitschakelt.
In één oogopslag
- E-mails over nieuwe berichten en verzoeken om een mens schakel je in en uit in Postvak IN, rechtsboven.
- Voor elke persoon stel je onder Configuratie → Team in of hij e-mails krijgt en in welke taal.
- E-mails over aanvragen en afspraken hebben geen eigen schakelaar. Die gaan altijd de deur uit.
- Over een ongelezen gesprek komt hoogstens elke 6 uur een e-mail, op zijn vroegst 2 minuten na het bericht.
- In de eerste 14 dagen na je eerste LeadWin-agent krijg je tot vijf tips voor het instellen. Die kun je met één klik afmelden.
Zo werkt het
Alle e-mails over gesprekken, aanvragen en afspraken gaan naar dezelfde personen. LeadWin zoekt ze in deze volgorde:
- De persoon die Verantwoordelijk is voor het gesprek, als die gesprekken mag overnemen, e-mails ontvangt en zijn plaats door het abonnement wordt gedekt.
- Anders alle actieve personen in het Team met de schakelaar Neemt als agent deel aan gesprekken en het vinkje Deze persoon per e-mail op de hoogte brengen, van wie de plaats door het abonnement wordt gedekt.
- Is er niemand, dan het meldingsadres van je account. Bij een LeadWin-account is dat je aanmeldadres. Als Feedbax-aanbieder is het het leadsadres van je Feedbax-profiel.
Zo komt elke e-mail aan, ook als iedereen in het team zijn e-mails heeft uitgeschakeld. Elke e-mail draagt het LeadWin-logo en een link naar het dashboard. Gaat de e-mail over een gesprek, een aanvraag, een afspraak of een veelbelovende bezoeker, dan opent de knop precies de LeadWin-agent waar het om gaat, en daar de juiste pagina. Dat geldt ook als je meerdere LeadWin-agents hebt en als laatste een andere open had. Personen uit je team melden zich daar aan met hun eigen aanmeldlink. E-mails aan het accountadres melden je waar mogelijk direct aan. Elke persoon krijgt de e-mails in de taal die onder Team voor hem is ingesteld, anders in de taal van je account.
Alle e-mails in één overzicht
| Aanleiding | Wanneer | Aan wie | Uitschakelen |
|---|---|---|---|
| Nieuw bericht van een bezoeker | 2 minuten na het bericht, hoogstens elke 6 uur per gesprek | Team volgens de volgorde hierboven | Vinkje in Postvak IN |
| Bezoeker wil een mens spreken | direct, één keer per gesprek | Team volgens de volgorde hierboven | Vinkje in Postvak IN |
| Herinnering: niemand heeft het gesprek overgenomen | 2 uur na het verzoek, één keer | Team volgens de volgorde hierboven | Vinkje in Postvak IN |
| Nieuwe aanvraag, aanvulling, verduidelijkingsverzoek | direct | Team volgens de volgorde hierboven | geen schakelaar |
| Nieuwe afspraak | direct, met ICS-bestand | Team volgens de volgorde hierboven | geen schakelaar |
| Veelbelovende bezoeker (vanaf Pro) | direct, hoogstens één keer per bezoeker in 24 uur | alleen het meldingsadres van het account | Analytics → Meldingen |
| Tips voor het instellen | in de eerste 14 dagen na je eerste agent, elke tip één keer | alleen de eigenaar van het account | Afmeldlink in de e-mail |
Testgesprekken in het live voorbeeld versturen geen van deze e-mails.
Nieuw bericht van een bezoeker
Schrijft een bezoeker, dan wacht LeadWin 2 minuten. Heeft in die tijd niemand uit je team het gesprek in het dashboard geopend, dan gaat de e-mail de deur uit. Onder Laatste bericht toont hij het nieuwste bericht van de bezoeker, ingekort tot 300 tekens. De knop Gesprek openen brengt je direct in het gesprek.
Over een gesprek dat nog niemand heeft geopend, komt hoogstens één e-mail. Schrijft de bezoeker verder, dan volgt de volgende e-mail op zijn vroegst na 6 uur. Opent iemand het gesprek, dan wordt het volgende nieuwe bericht weer na 2 minuten gemeld.
Een bezoeker wil een mens spreken
Vraagt een bezoeker om iemand van je team te spreken, dan komt direct de e-mail Een bezoeker wil jullie spreken. Je LeadWin-agent heeft de bezoeker gezegd dat er iemand in de chat reageert, en helpt hem intussen verder. Met Gesprek overnemen spring je in het gesprek.
Heeft na 2 uur nog niemand het gesprek overgenomen, dan komt de herinnering Niemand heeft de bezoeker nog gesproken met de knop Gesprek nu overnemen. Tegelijk zegt je LeadWin-agent de bezoeker eerlijk dat er op dit moment niemand van het team bereikbaar is, en helpt hij verder.
Beide e-mails bestaan alleen zolang in Postvak IN het vinkje E-mailmelding bij nieuwe bezoekersberichten aan staat. Staat het uit, dan belooft je LeadWin-agent geen mens in de chat. Hij biedt de bezoeker dan aan een aanvraag achter te laten.
Nieuwe aanvraag en nieuwe afspraak
Laat een bezoeker een aanvraag achter, dan komt direct een e-mail met naam, e-mailadres, telefoon en bericht. Vult de bezoeker zijn aanvraag in dezelfde chat aan, dan komt een tweede e-mail met de volledige aanvraag. Voor een verduidelijkingsverzoek bestaat een eigen versie. De knop Aanvraag bekijken brengt je naar de pagina Aanvragen.
Boekt een bezoeker via de LeadWin-afsprakenfunctie een afspraak, dan komt direct de e-mail Nieuwe afspraak geboekt met datum, tijd, contactgegevens, opmerking en locatie, dus videogesprek met link of telefonisch. De afspraak zit als agendabestand (ICS) in de bijlage. De knop Naar je afspraken opent de pagina Afspraken. De bezoeker krijgt op hetzelfde moment zijn eigen bevestiging met ICS-bestand. Bij boekingen via Calendly verstuurt Calendly de e-mails.
Voor deze twee e-mails is er geen schakelaar, en het vinkje in Postvak IN heeft er geen invloed op. Wil een persoon in het team geen e-mails, dan haalt hij onder Team het vinkje bij Deze persoon per e-mail op de hoogte brengen weg.
Melding over een veelbelovende bezoeker
Met Pro, Scale en in de proefperiode laat LeadWin van zich horen zodra een bezoeker op je website duidelijke interesse toont, ook als hij nog niets heeft geschreven. De e-mail gaat alleen naar het meldingsadres van je account, nooit naar personen in het team. De knop Analytics openen brengt je naar de pagina Analytics → Bezoekersanalytics van de agent die de bezoeker heeft herkend. Wanneer de e-mail komt en hoe je hem uitschakelt, lees je in Meldingen over veelbelovende bezoekers.
Als je een bezoeker antwoordt
Heb je een gesprek overgenomen en is de bezoeker niet meer in de chat, dan krijgt hij je antwoord per e-mail, als hij eerder in een aanvraag zijn adres heeft achtergelaten. De e-mail gaat 2 minuten na je antwoord de deur uit, één keer per afwezigheid. Komt de bezoeker eerder terug of schrijft hij zelf, dan vervalt de e-mail. Een schakelaar daarvoor is er niet.
Tips voor het instellen in de eerste 14 dagen
Om je LeadWin-agent snel live te krijgen, stuurt LeadWin jou als eigenaar van het account tot vijf tips per e-mail, elk hoogstens één keer. Elke tip noemt precies één stap, meestal van de checklist Eerste stappen, en de knop brengt je precies naar de plek in je LeadWin-agent waar het om gaat. Daaronder linkt de tip naar de handleiding in het helpcentrum. De meeste tips laten de stap ook zien met een afbeelding uit dit helpcentrum.
- Je volgende stap naar meer aanvragen komt 24 uur nadat je je eerste LeadWin-agent hebt aangemaakt. De e-mail zegt hoeveel van de vier stappen tot de start je al hebt afgerond en noemt de eerste open stap, bijvoorbeeld Instructies. De knop opent precies die stap.
- Bijna klaar: zo ontgrendel je de code voor je website komt na 48 uur als de pagina Installatie nog geen code toont. De e-mail noemt wat ontbreekt: een vrijgegeven domein onder Kennis → Website, je akkoord met de verwerkersovereenkomst onder Configuratie → Privacy, of allebei. De knop heet Domein vrijgeven of Naar de verwerkersovereenkomst. Heb je je op leadwin.ai geregistreerd, dan heb je de overeenkomst daarbij al afgesloten.
- Je bezoekers wachten nog op je LeadWin-agent komt na 4 dagen als nog geen van je agents op een website is gezien. De e-mail legt uit hoe de code in ongeveer 5 minuten op je website komt en dat die je site niet trager maakt. De knop heet Code kopiëren.
- Je LeadWin-agent is live komt zodra LeadWin een van je agents voor het eerst op een website heeft herkend. De e-mail noemt de website en stelt voor in het live voorbeeld drie typische klantvragen te stellen. De knop LeadWin uitproberen opent het dashboard.
- Je volgende stap met LeadWin komt 7 dagen nadat je je eerste LeadWin-agent hebt aangemaakt. De e-mail stelt precies één verbetering voor, passend bij de stand van je LeadWin-agent. Welke dat kan zijn, staat onder de afbeelding.
Op dag 7 stelt de e-mail afhankelijk van de stand een van deze verbeteringen voor:
- Nog niet live: de stap van het instellen die nog openstaat. De knop opent precies die stap. Is alleen de installatie nog over, dan komt er geen e-mail, want daarover ging de e-mail van dag 4 al.
- Live, maar nog geen gesprek: de tekstballonnen aanzetten en de begroeting controleren, zodat bezoekers je LeadWin-agent opmerken. De knop heet Tekstballonnen aanzetten.
- De eerste gesprekken zijn er: lees ze in Postvak IN en vul de ontbrekende kennis aan. De knop heet Gesprekken lezen.
- Alles ingesteld behalve afspraken boeken: afspraken boeken, als je abonnement het bevat. De knop heet Afspraken boeken instellen.
De tips volgen de stand van je agent, niet de kalender. Heb je een stap al afgerond, dan komt er geen e-mail over. Is je agent live, dan komen alleen nog de live-e-mail en de e-mail van dag 7. De tips beginnen met je eerste LeadWin-agent, niet met het account: zonder agent krijg je er geen. Ze stoppen 14 dagen later. Bouw je de code daarna in, dan komt er geen live-e-mail meer. Heb je meerdere agents, dan gaan de tips over je eerste. De e-mail van dag 7 gaat over de agent die als eerste live was. Tussen twee van zulke e-mails zitten minstens 24 uur, ook ten opzichte van de e-mails van de proefperiode. LeadWin controleert dat elk uur, een e-mail kan dus tot een uur later komen. De tips gaan alleen naar de eigenaar, nooit naar personen in het team. Bij een LeadWin-account gaan ze naar het adres waarmee je je aanmeldt. Als Feedbax-aanbieder gaan ze naar het beheerdersadres van je Feedbax-profiel, ook als je je aanmeldadres voor LeadWin hebt gewijzigd.
De tips afmelden
- Open een van deze e-mails en klik onderaan op Afmelden.
- Er opent een pagina met de vraag Geen installatietips meer ontvangen? Je hoeft je daarvoor niet aan te melden.
- Klik op Afmelden. De pagina toont nu Afgemeld.
- Met Naar het LeadWin-dashboard ga je terug naar het dashboard.
Pas de klik op Afmelden meldt je af. Zo kan geen virusscanner die links in e-mails vooraf opent je afmelden. Toont je e-mailprogramma bij de e-mail een eigen afmeldknop, bijvoorbeeld Gmail of Apple Mail, dan meldt die je direct af.
Het afmelden geldt voor je hele account en alle agents. E-mails over je account, je abonnement, je proefperiode, je aanvragen en je afspraken krijg je gewoon verder. De link in de e-mail is 12 maanden geldig. Toont de pagina Link ongeldig, gebruik dan de link uit een nieuwere e-mail. Opnieuw aanmelden kan niet in het dashboard. Schrijf daarvoor naar support.
E-mails uitschakelen
Voor de e-mails over nieuwe berichten en verzoeken om een mens, voor de hele LeadWin-agent:
- Open Postvak IN.
- Haal rechtsboven het vinkje bij E-mailmelding bij nieuwe bezoekersberichten weg. De wijziging geldt direct.
Voor alle e-mails aan een bepaalde persoon:
- Open Configuratie → Team en klik op de persoon.
- Haal onder Meldingen het vinkje bij Deze persoon per e-mail op de hoogte brengen weg. Onder Taal van de meldingen kies je de taal van zijn e-mails.
- Klik op Opslaan.
De persoon houdt zijn toegang, blijft doel voor overdrachten en kan nog steeds worden toegewezen. Het vinkje in Postvak IN stellen eigenaren, admins en agents in. Personen met de rol Alleen lezen kunnen het niet wijzigen.
Belangrijk: Schakel je het vinkje in Postvak IN uit, dan belooft je LeadWin-agent bezoekers geen mens meer in de chat. Wil je alleen minder e-mails, haal dan liever onder Team bij afzonderlijke personen het vinkje weg.
Andere e-mails van LeadWin
Sommige e-mails gaan over je account en je abonnement. Ze hebben geen schakelaar en worden in eigen artikelen beschreven: de link voor het aanmelden, de twee e-mails van de proefperiode, de e-mail over een mislukte betaling bij het beheren van je abonnement en de e-mail wanneer je LeadWin-agent automatisch gesprekken heeft bijgeladen.
Wat je abonnement bevat
| Abonnement | Berichten, aanvragen | Afspraken | Veelbelovende bezoekers | Personen in het team |
|---|---|---|---|---|
| Free | ja | nee | nee | 1 |
| Proefperiode | ja | ja | ja | 10 |
| Basic | ja | ja | nee | 3 |
| Pro | ja | ja | ja | 10 |
| Scale | ja | ja | ja | 25 |
E-mails over afspraken veronderstellen het boeken van afspraken, dat er vanaf Basic is. Het aantal personen in het team is inclusief de eigenaar. Met Feedbax Business gelden de limieten van Basic, met Premium die van Pro en met Enterprise die van Scale. Meer hierover lees je in LeadWin in het Feedbax-abonnement, alle limieten in Abonnementen vergeleken. Pro loont als je niet op het eerste bericht wilt wachten: de e-mail over veelbelovende bezoekers meldt geïnteresseerden terwijl ze je website nog aan het lezen zijn.
Veelgestelde vragen
Waarom krijg ik maar één e-mail, terwijl de bezoeker meerdere berichten heeft geschreven?
Over een ongelezen gesprek komt één e-mail. De volgende komt pas na 6 uur, als je het gesprek tot dan niet hebt geopend.
Waarom kwam er bij een bericht helemaal geen e-mail?
Iemand heeft het gesprek binnen 2 minuten geopend, of het vinkje in Postvak IN staat uit, of je hoort niet bij de ontvangers, omdat iemand anders verantwoordelijk is of je e-mails onder Team uit staan.
Wie krijgt de e-mails als ik een team heb?
De verantwoordelijke persoon. Anders iedereen die gesprekken overneemt en e-mails ontvangt. Is er niemand, dan het meldingsadres van je account.
Kan ik e-mails over aanvragen en afspraken uitschakelen?
Niet met een eigen schakelaar. Afzonderlijke personen halen onder Team hun vinkje weg. Ontvangt niemand in het team e-mails, dan gaan ze naar het adres van je account.
In welke taal komen de e-mails?
In de taal van je account. Voor elke persoon in het team kies je onder Team een eigen taal.
Wat gebeurt er als niemand een bezoeker antwoordt die een mens wilde spreken?
Na 2 uur komt een herinnering. Je LeadWin-agent zegt de bezoeker dan eerlijk dat er op dit moment niemand bereikbaar is, en helpt verder.
Ik heb de code op dag 20 ingebouwd en geen live-e-mail gekregen. Waarom?
De tips voor het instellen stoppen 14 dagen nadat je je eerste LeadWin-agent hebt aangemaakt.
Ik heb een account maar nog geen tip gekregen. Waarom?
De tips beginnen pas met je eerste LeadWin-agent. De eerste tip komt 24 uur later, en alleen zolang je agent nog niet live is.
Waarom kwam er op dag 7 geen e-mail?
Is voor je LeadWin-agent alleen de installatie nog over, dan komt er geen, want daarover ging de e-mail van dag 4 al. Ga je binnen de 14 dagen live, dan komt hij later, op zijn vroegst 24 uur na de live-e-mail.
Krijgen personen uit mijn team de tips voor het instellen?
Nee. De tips gaan alleen naar de eigenaar van het account.